§ 1 – mødernes antal og placering
Bestyrelsesmøderne søges så vidt muligt fastlagt for 6 måneder ad gangen og fastlægges på første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen for det kommende halve år.
Som udgangspunkt holdes der bestyrelsesmøde i hver måned – dog ikke juli måned.
Møderne placeres på hverdage fra kl. 18.00 til 20.00.
§ 2 – mødeindkaldelse
Indkaldelse til bestyrelsesmøde sker i form af en dagsorden, der udsendes med tilhørende bilagsmateriale 5 dage før mødet.
Dagsordenen fastlægges af sekretæren i samarbejde med formanden. Dagsordenen skal angive dato, klokkeslæt, mødested samt de enkelte punkter, som skal behandles.
Dagsordenen indeholder følgende faste punkter:
1. Godkendelse af dagsordenen.
2. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde.
3. Nyt fra kontoret.
4. Økonomi.
5. Meddelelser fra formand og udvalg.
6. Åben for tilføjelser.
7. Næste møde.
8. Personaleforhold.
Beslutningspunkter behandles før meddelelses punkterne.
Ethvert medlem har ret til at få en sag sat på dagsordenen for et kommende bestyrelsesmøde. Punkter med en kort beskrivelse sendes til bestyrelsens sekretær 8 dage før mødet.
Nye sager til den udsendte dagsorden kan behandles, hvis der er enighed om det og påføres så dagsorden under et nyt punkt nummer.
Dagsordenen udsendes via mail.
Der føres en løbende liste over opgaver med ansvarshavende og tidsfrister.
§ 3 – gennemførelse af bestyrelsesmøderne
Bestyrelsen deltager i møderne. Derudover deltager klubsekretæren i det omfang bestyrelsen finder det nødvendigt..
Hvis formanden skønner det nødvendigt, kan andre medarbejdere deltage.
Bestyrelsen vælger en fast mødeleder, som ikke nødvendigvis er formanden.
Formanden konkluderer de enkelte punkter. Ved formandens forfald træder næstformanden i formandens sted.
De enkelte bestyrelsesmedlemmer har både ret og pligt til at bidrage med sin fulde viden til sagernes behandling. Sagsbehandlingen på bestyrelsesmøderne forudsætter, at det enkelte bestyrelsesmedlem har sat sig ind i det udsendte materiale forud for mødet.
Bestyrelsens sekretær skriver referat på mødet.
Som hovedregel kan bestyrelsen kun træffe beslutninger i sager, der står på dagsordenen – eller ved mødets begyndelse er optaget på dagsordenen.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig når bestyrelsesmødet er indkaldt i overensstemmelse med vedtægterne og denne forretningsorden.
Som hovedregel træffes der beslutning i bestyrelsen uden afstemning. Når formanden skønner, at en sag er tilstrækkelig belyst, konkluderer denne.